中煤矿建集团侯克安 陆林 郑泽义——《矿山建设企业采购数字化转型研究》

 

 

 

 

摘要：国有企业采购是推动高质量发展的重要环节之一，而数字化采购是企业数字化转型中的重要一环。本文以中煤矿建集团电子商城采购平台创新应用为例，首先介绍了企业电子商城的功能架构、商城运营模式和采购流程，并且提出了电子商城的制度创新、商品管理创新和数据管理创新方法。其次，本文分析得出，电子商城的应用优化了传统采购流程，有效降低企业采购成本，提高采购质效。最后，本文根据电子商城实际运营需要，提出商城未来在业财一体化、远程视频验收、建立运费体系的管理创新方向，希望为矿建企业数字化采购工作创新提供参考作用，为国有企业高质量发展注入强劲动力。

关键词：国有企业；电子商城；数字化转型

1 引言

在数字化转型与供应链产业链自主可控等时代命题的背景下，国有企业采购面临着新的时代发展要求，采用数字化流程革新企业采购管理、重塑企业采购价值是未来的大势所趋[1-3]。根据《2023年数字化采购发展报告》，2022年全国电子商务采购总额约14.32万亿元，同比增长13.7%，数字化采购渗透率由2021年的7.24%升至2022年的8.26%，创造了万亿数字化采购市场空间[4]。其中，作为国民经济“顶梁柱”“压舱石”的央国企，如国家电网、中国石化和宝武集团等在国务院国资委指导指引下，已建成国网商城、易派客、欧冶云商等一批电商平台，在推动国有企业采购数字化转型方面起到了先进示范作用[5]。

开展电子商城采购对于国有企业提高采购效率、降低采购成本、优化供应链管理、提升透明度与防止腐败以及响应国家政策和法规要求等方面都具有十分重要的必要性[6-9]。本文以中煤矿建集团电子商城采购平台的管理创新应用为例，深入介绍了电子商城运营模式与创新方案，分析电子商城创新应用成果，以及探讨未来创新发展方向，为其他国有企业的采购策略提供新的思路，对开展建设电子商城采购的具体运作模式提供一定的参考意义。中煤矿建供应链公司作为集团电子商城建设运营方，将贯彻落实党中央决策部署，努力为推进国有企业高质量发展贡献力量。

2 商城运营模式

2.1 系统架构

中煤矿山建设集团电子商城“矿建云商”的系统架构如图2-1所示，主要功能体现在商城前台与后台。

图2-1 电子商城系统架构图

2.1.1 商城前台

电子商城首页主要包括登录、商品分类列表、各分类专区导航栏、搜索窗口、公告栏、订单以及购物车等功能，首页具体信息如图2-2所示。首页左侧边栏展示商品类别层级结构，包括机械产品、工具等18个一级类目，点击一级类目后可弹出二级与三级商品类目，可以帮助用户轻松浏览和快速定位所需要购买的商品。首页右侧栏为登录信息与公告栏，可以帮助用户了解用户信息与商城最新动态。首页下栏为商城供应商店铺和分类专区栏，用户可以直接点击店铺或者分类专区精准浏览和采购商品。

图2-2 电子商城前台首页图

2.1.2 商城运营后台

电子商城后台主要包括商品管理、订单协同、售后中心等功能，其中商品管理功能信息如图2-3所示，主要功能包括：①商品信息获取：合作电商根据确定的品类范围，通过自动化接口推送商品信息到电子商城系统，商品信息内容主要包括：商品名称、规格型号、单位、品牌、价格、图片详情、库存、SKU编码、SPU编码等；②类目管理：商城管理人员可通过类目管理功能编辑设置前台类目，以便商品可以选择正确类目进行上架；③商品审核与编码：商城管理人员对供应商推送商品的基本信息和价格进行审核，如若商品符合上架条件，则对商品进行企业编码赋码，然后选择具体前台类目进行上架，供采购人购买，如若不符合上架条件则审核不通过；④商品下架：可根据实际情况对已上架商品进行下架操作，下架商品无法再进行采购；⑤审核记录：商品上架、下架等审核操作均自动记录操作人和操作时间，以便后续查看上下架时间、原因等信息。

图2-3 商品管理功能图

电子商城订单协同功能信息如图2-4所示，订单协同功能可以帮助商城管理员及时掌握订单信息、订单状态以及订单数据。订单协同功能主要包括：①订单提交：用户提交订单时，订单将进入待分发状态，商城管理员可将订单分发给供应商，供应商接收订单信息即可准备发货；②物流信息和订单轨迹：通过数据接口从合作电商处获取实时物流信息，并向用户展示订单派送全过程物流轨迹；③订单签收：用户在签收订单后需要确认收货，订单确认收货后进入完成状态；④结算条件：对已完成的订单进行结算；⑤订单撤回：在供应商未发货之前，可撤回订单；⑥常用地址：每个用户可维护多套收货地址，并根据需要设置默认信息。

图2-4 订单协同功能图

2.2 角色说明

电子商城使用的用户角色包括运营单位、采购单位、合作电商和系统维护单位，各用户角色及对应的功能如表2-1所示。

表2-1 电子商城角色功能说明表

编号	角色	功能
1	运营单位	管理电子商城运营中各项业务与数据，主要包括商城首页、版块、品类、品牌、公告管理、合作电商管理、销售区域、商品上下架审核，售后浏览、发票浏览及对账单浏览统计等功能。
2	采购单位	管理本单位电子商城采购业务，主要包括搜索、筛选、对比（比价），购物车管理，提交跟踪订单信息、浏览跟踪物流信息、提交售后单、接收确认对账单、确认开票信息、维护常用收货地址和维护常用发票信息等功能。
3	合作电商	管理本单位商品、订单等信息，根据品类推送商品上下架申请、商品销售情况统计，采购订单接收、派送、妥投状态及物流信息推送，对账单统计、发票开具、售后审核等功能。
4	系统维护单位	管理系统日常运营的各项配置与数据，主要包括接口管理、日志管理、模板管理、栏目管理、全站设置、生成静态页面和系统管理等。

2.3 采购流程

2.3.1 商城登录

采购用户可通过中煤矿建数字化管理平台电子商城接口、矿建云商专属网址、智慧矿建公众号等6种方式登录电子商城。登录后可查看用户基本信息与订单信息，以及浏览购买商品。

2.3.2 购买商品

（1）商品搜索与浏览：用户可在商品分类列表、各分类专区导航栏、供应商店铺选择商品类目浏览各个商品，也可以在搜索栏输入商品名称与型号进行精准搜索具体商品。

（2）商品比价：商城支持同款商品比价功能，如图2-5所示，用户在浏览具体某个商品时，可在同款商品比价区查看其他同款商品信息与价格，用户可点击选择最优价格商品进行购买。

（3）加入购物车：用户浏览完商品确定购买则可将商品加入购物车，之后可以选择收货地址进行下单，订单则进入审批状态，审批成功后由商城管理人员处理订单。

图2-5 同款商品比价图

2.3.3 订单管理

（1）订单查看：用户可点击首页“我的订单”进入订单管理界面，查看订单信息。

（2）确认收货与评价：用户在签收货物后，可在系统上传签收单，然后在订单状态与物流跟踪中确认收货，并可以对订单服务进行评价。

（3）售后服务：用户可在订单管理中对具体订单申请售后服务，也可通过首页咨询热线联系商城管理人员申请售后服务。

3 创新方案

3.1 制度创新

3.1.1 运营管理制度

中煤矿建集团电子商城由中煤矿山建设集团供应链有限公司负责运营与管理，商品招标采购、平台运营、商品销售等工作集中在供应链公司。中煤矿建集团通过内部电子商城采购，能够实现采购需求的集中管理，形成规模效应。这种集中化的采购模式使得中煤矿山建设集团供应链有限公司在与供应商谈判时拥有更强的议价能力，从而获得更优惠的价格和更优质的服务。同时，电子商城的运营使用有助于集团各下属单位在采购行为上的风险控制和合规管理，商城平台的监管功能可以确保所有采购活动都在合规的框架内进行，有效避免了违规操作和潜在的法律风险。

3.1.2 采购制度

在电子商城的应用中，采购制度的创新是提升采购效率和透明度、降低成本、增强供应链竞争力的关键。传统的采购流程往往涉及多采购人、多审批流现象，这不仅耗时，而且容易出现人为错误和效率瓶颈。中煤矿建电子商城采购权下放至各个施工单位项目部，每个项目部固定一个采购员进行下单，并设置采购审批流，审批流可根据订单金额大小等不同需求个性化设置，确保电子商城采购审批流程与各个项目部相适配。

3.1.3 供应商管理制度

中煤矿山建设集团供应链有限公司针对电子商城发展运营特性，区别于施工单位供应商管理体系，制定《中煤矿山建设集团供应链有限公司电子商城管理办法》管理平台供应商，并结合商城实际运营中存在问题与痛点，制定电子商城供应商考核评价体系，每月进行评分，其中考核项主要包括商品管理、物流时效、订单管理、售后服务、系统对接等，通过月度考核提高供应商履约能力与服务质量。

供应商考核评分结果的应用是激励和约束供应商的重要手段，电子商城通过将绩效结果与订单分配、价格谈判和合作等级直接关联，建立了一个有效的激励机制，这种机制鼓励供应商提高自身的服务质量和效率，以获得更多的订单和更优惠的条件。同时，对于那些表现不佳的供应商，采购商城采取降级或淘汰的措施，以确保供应链的整体服务质量和效率。

3.2 商品管理创新

3.2.1 同商品比价

电子商城每个商品在上架审核时都会进行赋码，物资编码为企业编码，每个商品编码都登记在企业物资编码库，编码库详细记录每个编码对应的商品名称、规格型号和单位，若商品名称、规格型号与单位相同，仅品牌与生产厂家不同，则视为同款商品，同款商品共用一个编码，商城商品做到“一物一码”。基于物资编码功能，商城前台支持同款商品比价功能，采购人在浏览某一商品时，可在“同款比价”处查看同款其它商品，直接点击即可跳转购买，比价功能既能多样化展示不同品牌的同款商品，又能提供比价参考，供采购人购买最优价格商品，准确便捷地降低采购成本。

3.2.2 价格监控

电子商城支持价格监控功能，商城前台商品显示处有“价格趋势”功能，如图3-1所示，采购人可以查看某一商品历史价格走势，为采购决策提供依据，电子商城管理人员也可通过价格监控功能监督商品价格变化，若价格变动过大，则管理人员有权下架重新审核商品，确保商城商品价格合理，提高用户口碑。

图3-1 商品价格趋势图

3.2.3 商品批量下单

电子商城采购人在购买通用标准件时往往对品牌没有特殊要求，质量有保证即可，但有时需要采购的物资多而杂，在商城搜索挑选商品需要耗费大量时间，针对这种情况，为节省采购人采购时间，电子商城支持批量下单功能，采购人按照导入模板要求导入物资采购清单，商城可自动挑选价格最优的商品，并自动加入购物车，实现功能如图3-2所示，采购人可直接在购物车核对商品，下单结算。

图3-2 批量下单功能展示图

3.3 数据管理创新

3.3.1 采购数据

在传统的采购管理中，采购数据往往分散在不同的系统和部门中，导致出现信息孤岛和数据不一致等问题，中煤矿建电子商城通过数据集成与标准化，实现了数据的统一管理和高效利用。电子商城具有数字集成功能，将来自不同供应商、不同部门、不同子公司的数据进行整合，通过统一的数据模型和接口标准，实现了数据的无缝对接和流畅传输。

依托物资编码等功能，管理人员定期对商品采购数据进行整理与分析，可得到商品销量、商品销售额等数据，基于此类数据，电子商城管理人员可在商城前台首页展示销量排行、热门商品等信息，便捷用户采购。管理人员可针对销量高的商品，上架不同品牌、价格的同款商品，给予采购人更多选择权；针对长期无销量的商品进行下架处理，定期结合采购数据管理商品可提高电子商城的专业性与实用性。

同时，电子商城可以通过统计分析和机器学习算法，预测未来的商城采购需求，这有助于中煤矿建供应链公司提前规划采购活动，调整商品结构，避免资源浪费和供应短缺。

3.3.2 供应商履约数据

电子商城平台每日都对订单数据进行记录，其中包括：①订单交付周期，即供应商完成订单并交付产品所需的时间；②退换货率，即因供应商产品质量问题导致退换的频率；③响应时间，即供应商对订单变更、查询或问题反馈的反应速度；④合格率，即供应商提供的产品或服务达到预定质量标准的比例；⑤其它问题，即供应商错发、漏发等问题发生次数。

除了定量数据，电子商城还重视定性反馈的整合，这些定性数据主要包括：①合作态度，即供应商在合作过程中的态度，包括沟通的积极性和解决问题的主动性；②灵活性，即供应商在面对紧急需求或变更时的适应能力；③问题解决能力，即供应商解决采购过程中出现的问题的效率和效果。采购商城通过问卷调查、访谈、用户反馈等多种方式收集这些定性数据，并通过定性分析方法，如内容分析、主题编码等，将用户的主观感受转化为可量化的评估结果。

电子商城运营团队每月对供应商履约数据进行汇总，形成供应商履约能力评价依据，结合履约数据对供应商进行考核评分，以此提高供应商履约能力。

3.3.3 集成数据

电子商城具有数据大屏显示功能，如图3-3所示，数据大屏通过图表、数据流等可视化元素，将复杂的数据信息转化为直观的图形展示，便于用户快速把握采购活动的全局状况。数据大屏可同步更新商城各项基础数据，如交易金额、订单数量、商品上架总数，同时可以显示用户下单情况、订单履约情况等关键指标的变化趋势，帮助运营单位及时发现问题。数据大屏将电子商城基本数据集成显示，供电子商城管理人员分析商城运营情况，采购决策提供了数据支持，帮助管理人员根据实时数据制定或调整采购策略，提高决策的科学性和有效性。

 

图3-3 电子商城数据大屏显示图

4 应用成果分析

4.1 采购流程合规高效

4.1.1 流程便捷

矿建云商电子商城改变了传统线下采购模式，减少采购人招标、询比价等步骤，采购人可直接在商城浏览购买商品，商城商品价格合规，采购流程高效便捷。同时，电子商城为采购人提供全程售前、售中、售后服务，商城运营团队为采购人及时解决商品咨询、物流时效、售后退还服务。

4.1.2 配送周到

中煤矿建集团二级施工单位项目部主要分布在安徽、山西、陕西、新疆、内蒙古、云南等省份，且多数为偏远地区。电子商城可提供全国范围免费配送服务，改变传统货物送至指定地点收取的模式，提供“送货进仓，送货上架”保姆式服务，采购人可在货物上架时与送货人清点核对商品，配送做到既便捷又安全。

4.1.3 结算高效

电子商城采用月度统一结算方式，根据系统订单数据与采购人验收合格的送货量据实核对后，中煤矿建供应链公司与采购人所在项目部或单位统一对账结算，每月25日前供应链公司按采购人要求开具相应金额的增值税专用发票并邮寄给采购人，采购人收到发票后次月底之前支付相应批次货款。

同样，供应链公司通过系统导出账单数据与供应商统一月度对账与结算，这样既减少结算的时间成本，又提高结算的准确性。

4.2 采购成本降低

4.2.1 成本降低途径

电子商城集采物资专区上架商品为电子商城年度招标物资，供应商多为MRO工业品领域的电商头部企业，其在工业品行业不同领域中都具有较强的供应链，在商品价格上具有优势，并且实现全国统一价，由此可解决因地域不同导致的价格差异问题。并且当采购量较大时，可以与供应商进行协商，争取更大的优惠力度，进一步降低采购成本。

电子商城所有商品支持全国范围免费配送，并可根据客户要求采用指定快递物流进行配送，确保各供应商都能有效解决最后一公里问题，一定程度上节约线下采购有时不能送货上门带来的物流运输成本。

4.2.2 成本降低效果

电子商城前期处于试运营状态，由集团下属各单位自主选择使用商城购买商品，电子商城自创建投入使用以来，累计交易金额为93.62万元、交易订单数为852单，采用整理矿建云商电子商城系统订单数据，并结合集团线下采购台账数据，分析汇总得出物资采购数据，采购数据以表4-1所示方式进行统计，并由式（1）-（4）计算成本优化结果。

表4-1 物资采购数据统计表

表4-2 符号说明表

 

 

 

 

式（1）计算商城采购物资对应线下采购物资参考总成本；

式（2）计算商城采购物资总成本；

式（3）计算电子商城采购较线下采购节约总成本；

式（4）计算对比线下采购电子商城线上采购成本节约率；

通过整理的采购数据，统计电子商城共销售商品1019种（n=1019）,用上述方法计算得出电子商城采购成本较线下采购节约成本24.77万元，成本节约率为20.92%，成本降低效果明显。

5 管理创新方向

5.1 业财一体化

中煤矿建电子商城未来创新方向之一是实现业财一体化，即通过技术整合将采购业务流程与财务管理流程无缝对接，这种整合不仅能够提升采购效率，还能加强财务的透明度和控制力，实现资源的最优配置。

5.1.1 订单与财务数据同步

实现业财一体化的首要步骤是确保商城订单数据与财务系统的实时同步，电子商城将通过API接口或中间件技术与企业内部财务系统实现自动化对接，确保每一笔订单的详细信息能够及时准确地传递到财务系统。通过建立统一的数据标准和格式，保障从采购到财务的整个数据流转过程中信息的一致性和完整性。

5.1.2 电子化发票管理

随着电子发票的普及，电子商城将支持电子化发票管理，进一步提升财务处理效率。电子商城将集成电子发票系统，使供应商可以直接从商城平台发送电子发票至企业的财务系统，由财务系统对电子发票信息进行校验，确保发票的真实性和合规性，减少人工审核的工作量。

5.1.3 财务流程自动化

业财一体化的目标之一是实现财务流程的自动化，减少人工干预，降低错误率，财务系统根据同步的订单数据和电子发票信息，自动进行账务处理，如自动记账、自动生成报表等。

5.1.4 采购与预算管理集成

电子商城将与预算管理系统相集成，实现采购活动的预算控制，并提供实时的预算监控功能，确保采购活动不会超出预算范围。当预算与采购需求不匹配时，则需要动态调整公司预算，以适应新的预算要求。

5.2 远程视频验收

当前电子商城货物验收采取的模式是采购人与送货人当面清点物资，然后签写收货确认单，这种模式一定程度上存在交易风险，如可能出现采购人与电子商城供应商私下交易，空发包裹等问题。远程视频验收功能可以提高电子商城交易安全性与真实性，规范电子商城交易行为，优化电子商城交易环境。

5.2.1 方案设计

电子商城将打造远程视频验收系统，使用的各项目部应设置验收点，安排专门的验收人员，验收数据同步至中煤矿建供应链公司。全程通过信息化手段，利用手机端APP与视频验收中心实现网络对接，远程监控验收。由项目验收人员发起视频交流，电子商城运营团队成员收到消息通知，加入验收实时视频会议，验收完毕填写验收结果。同时，需要上传验收视频，供应商送货单据等材料，形成验收电子资料存档。

5.2.2 功能实现

视频验收系统将包括以下核心功能：①实时音视频交互，支持高清视频和高保真音频通信；②移动终端接入，包括智能手机和平板电脑，确保灵活性和便捷性；③会议管理，包括多会议支持、分组讨论和多种登录方式；④会议录制和回放，确保验收过程的可追溯性和记录的完整性；⑤电子白板和文档共享，增强远程交流的互动性。

系统将集成先进的视音频技术和网络技术，包括H.264、MPEG-4视频编码标准和G.722.1、AMR-WB音频编码标准，确保了通信的清晰度和稳定性。

5.3 建立运费体系

根据当前订单数据反馈，集团各施工单位项目部收货地址多数为偏远地区，如云南、内蒙古、新疆、山西省等地，有时订单金额较小且零散，供应商在包邮问题上面对挑战，甚至对配送偏远地区产生消极态度，这样反而降低其履约水平，平台将根据项目部地址分布情况开发运费计算体系，后期运营更加合理。运费计算模式将结合配送距离、商品体积、商品重量进行综合考虑，将运费价格与商品价格相分离，更贴切集团各施工单位项目部分布的实际情况，同时提高各供应商的服务能力与积极性。

6 结语

本文详细介绍了中煤矿建集团电子商城的运营模式与管理创新方案，电子商城在提高采购效率、降低采购成本、规范采购行为、控制采购风险等方面发挥重要作用。随着集团采购管理数字化转型，电子商城的优越性得到了充分地发挥，然而“电子采购”模式如要更好地发展，则需要在系统技术、业务流程、制度管理上不断创新。中煤矿建电子商城将朝着创新方向持续完善采购流程，优化系统功能，为矿山建设领域的数字化转型树立更多典范，为更多企业和行业提供参考，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。

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