淮南矿业集团财务共享中心陈兴才韩瑞瑞——集团公司财务共享模式下的智慧商旅

摘要：随着集团公司信息化建设向自动化、智能化、数字化转型，为进一步加强差旅管理，集团公司依托财务共享平台建设搭建了差旅智能化平台，推进差旅精细化、信息化、智能化管理。本文旨在借鉴国内先进经验，提出进一步优化完善集团公司商旅管理，打造集团公司智慧商旅。

关键词：数字化智慧商旅商旅平台

一、国内智能化商旅建设情况

（一）商旅基本情况。

由于全球形势的不确定性，叠加疫情影响，近些年国内商务出差也受到一定程度的影响。据全球商旅协会数据显示，全球商务旅行支出在2020年大幅下降之后，在2021年反弹至0.75万亿美元，预计2024年有望恢复至疫情前水平。2028年将达到103亿美元，年复合增长率为4.7%。

根据《2021~2022商旅管理市场白皮书》数据显示，中国作为全球最大的商务旅行市场，2021年中国商旅支出领跑全球，在2020年商旅支出下降38%的情况下，依托内循环的发展格局，2021年中国国内商旅支出增长率高达31.7%，是全球增长率的2倍以上。在2022年上半年全国疫情防控形势严峻的背景下，携程第二季度国内本地酒店预订量相比2019年同期上升超过30%，以及国际平台上机票和酒店的预订量同比增长超过100%，国内商旅正在稳步复苏。据预测，中国的商务旅行市场有望在2024年恢复并反超疫情前水平，商务旅行支出总额将超过4000亿美元。

（二）智能化商旅建设情况

伴随“十四五”发展规划，企业加速数字化改革步伐。根据《2021~2022商旅管理市场白皮书》调研发现，近七成的企业认为差旅管理是企业数字化转型的首要“试验田”。2021年与专业差旅管理公司合作的企业同比增长16.3%，在一线城市的增幅高达24.6%。

国外商旅管理公司10多年前就进驻我国差旅市场，国内差旅管理公司也发展迅猛，如携程、同程、途牛旅游、优行、飞猪等公司。国内企业也尝试推进差旅智慧管理业务，如中兴通讯的“商旅云”、中国石油“石油商旅”等，智能化商旅管理逐渐影响了我国企业，并提供了专业化模式。

（三）企业智能商旅面临的机遇与挑战

《“十四五”国家信息化规划》指出，“十四五”时期，信息化进入加快数字化发展、建设数字中国的新阶段。“后疫情时代”全球产业链供应链深刻变化，加快企业数字化发展、建设数字企业，是企业发展的必然选择。随着人工智能、云计算、大数据、物联网等先进技术的发展，以企业智慧商旅为代表的新一代数字技术，赋能企业数字化转型，目前差旅智能化管控已成为中国企业降本增效的创新管理手段和发展机遇。

另外，随着国家“碳达峰”“碳中和”工作推进和疫情影响，迫使国内企业在新经济形势下更加重视企业差旅成本控制、合规、透明及效率提升。

二、集团公司商旅平台建设情况

商旅平台建设是集团公司实现差旅规范管理的重要举措，也是推动管理创新的又一次积极探索。2021年为进一步贯彻落实集团公司决策部署，实现差旅精细化、信息化、智能化管理，经集团公司领导同意，建设了商旅平台。“财务共享+商旅平台”模式应运而生。

（一）建设背景

一是差旅管控需要进一步加强。2019年以来集团公司每年度差旅费约3000万元。传统的管理方式集团层面不能够全面管控差旅费用，仅对各单位总额进行预算控制，无法管控火车票、飞机票、住宿及差旅补助等明细费用。同时，也对差旅活动相关票据的真实性、出差地点的合理性等缺乏有效监控。

二是基层单位差旅管理意识需要进一步提高。集团公司所属单位主要围绕安全生产和经营活动开展工作，几乎没有精力考虑职工年度内有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费如何压控等。

三是传统模式下集团公司职工因公差旅出行事前审批、购票、预订酒店、费用报销等均采取线下手工模式，票据多、易开错、易丢失，报销复杂、程序多、时间长，员工出行不方便。员工出差要么自己垫钱，要么借款、借了以后报账。一般企业员工从出差到报账时间长度是四到六周，由于时间跨度长，其后果是占用人工成本和降低工作效率。

四是传统的差旅管理报销流程复杂，出差人员需要手工填写纸质差旅申请单，再层层找领导审批。差旅结束后，需要开具发票，仍要层层找领导审批后才能报销。大量的纸质单据给财务部门增加了很大工作量。由于各种出差相关票证种类繁多，对其进行装订、统计和汇总工作量极大，工作效率低下，还极易出现人为错误。

（二）集团公司智慧商旅平台建设情况

商旅平台是集团公司信息化建设的重要组成部分，是集团公司引入信息化、数字化差旅理念，为集团员工打造的差旅申请、审批、预订、报销、结算一站式服务平台。

——功能方面。当前开通了酒店预订、机票预订、火车票预订等3项功能，并按照集团公司差旅政策内嵌员工差旅标准，同时支持员工差旅出行超标时特殊情况的预订和审批。

——资源方面。充分利用集团规模优势，该平台整合涵盖了国内1300个城市76万家酒店，37家航空公司资源，无缝衔接12306火车票订票平台，实现资源整合和管理模式创新，支持未涵盖酒店和航空资源由各单位申请委托加入模式。

——培训方面。为更好推广使用该平台，财务共享中心对各单位通过现场和线上视频等方式开展了多轮次培训，参训人员达1000余人。同时，开通了微信群，设置了电话专线，积极为用户解答相关问题。

（三）取得的成效

1. 具备条件的单位均上线使用。上线财务共享平台的95家单位已全部上线商旅平台，通过商旅平台预订机票、火车票、酒店单量累计约7500单，交易金额约300万元，为集团所有员工提供商旅服务。截止2022年10月份，上线单位发生差旅行为的78家，通过商旅平台预订差旅费用的55家，推广使用率为70.5%。

2. 进一步降低了差旅成本。统筹集团公司规模化优势，以优惠的价格与商旅服务商开展合作，降低了差旅成本。据统计95%的酒店订单费用低于集团标准。另外，经与携程商旅谈判，将淮南煤矿宾馆、芜湖悦圆方酒店、内蒙古锦颐连锁酒店、亳州康莱酒店等4家，以协议价为作为服务酒店纳入商旅平台，每单降低约10%费用。

3. 提高了差旅出行效率。通过商旅平台员工出差可以进行线上酒店预订、机票预订、火车票预订等，实现了线上审批、线上报销、线上支付。员工因公出行无需垫付资金、无需取票、无需开具发票等，较线下差旅出行节约了员工取火车票、飞机行程单和开具住宿发票的时间，只需凭员工个人有效证件即可差旅出行，极大的方便了员工。

4. 强化了差旅管控。根据差旅费管理规定按级别将职工差旅标准内嵌至商旅平台中进行控制，实现标准统一、透明；通过人工智能对商旅资源数据进行分析，智能推荐符合职工差旅标准的价格、地理位置、房间类型等；通过系统的整合，将商旅平台与电子报销系统、财务核算一体化管理，综合分析职工差旅行为数据，做到差旅费用精准管控。

三、存在的主要问题

（一）差旅信息化管理理念有待进一步深化。部分单位使用习惯尚未改变，利用信息化规范差旅行为有待进一步提高。有的单位职工虽然上线了商旅平台，但是使用率不高，主要是仍习惯于事前不审批，先自行垫付或借备用金购票，出差结束后凭纸质票直接报销，线下手工预订根深蒂固。

（二）未明确具体的差旅管理部门。机关部门负责差旅费政策和预算管控，财务共享中心仅负责差旅信息化系统建设，未明确具体的差旅管理部门，无法对差旅事前申请、预订、结算、差旅分析等全流程管理。

（三）差旅数据需要进一步挖掘。目前仅限于以差旅成本作为标准进行评价分析，未对差旅行为、出行效率、价值创造等分析。也不能对差旅活动信息进行全方位掌握，如差旅在途时间、交通工具、住宿的宾馆、距离、人数等，一定程度上影响差旅管理决策。

（四）商旅平台功能可以进一步扩展。目前集团公司商旅平台功能仅限于因公出差机票预订、酒店预订、火车票预订3项功能。对职工因公餐饮预订、租车、疗休养等，以及因私出差、旅游预订等功能服务项目尚未开通。

四、下一步优化完善建议

（一）加大推广使用力度。积极倡导职工主动改变传统思维，树立“以用促建、以用促改、以用促用”管理理念，因公出差使用商旅平台进行处理，全面推进差旅信息化管理。集团公司要明确商旅平台主管部门，出台相关管理办法，精细化管理差旅行为。

（二）拓展服务功能建设智慧商旅。从差旅数字化出发，不断拓展因公因私出行、住宿、餐饮、租车等商旅场景和资源，持续完善商旅平台功能，不断提升自动化、智能化水平。

推进与业务系统对接，并将财务审核和预算费用控制内置于系统，实现从预算—申请—报销—审批—核算—支付—报表全流程融合，构建基于“互联网+”的商旅智能化体系。

（三）进一步降低差旅成本。加强与航空公司、多品牌酒店集团合作，充分发挥集团规模化优势，与航司、酒店、铁路、用车等商务出行服务商进行价格谈判、签署合作协议，梳理集团公司员工出行较多的航线、住宿较多的酒店，纳入协议价范围，进一步降低差旅成本。

（四）挖掘差旅大数据。充分利用智慧商旅平台，实时监控各单位差旅费用使用和预算执行等情况。挖掘差旅数据，多口径、多维度、全视角对集团公司差旅管理进行分析，全面、准确反映差旅费和职工出差行为情况，推进集团商旅数字化转型。

参考文献：

［1］王玲，张伟，邱洁威 . 商务旅行服务专业化：国外差旅管理研究述评［J］. 旅游学刊，2017，（3）：117-126.

［2］梁国栋（高级经济师），孙添博，刘海跃.大型集团企业综合智慧商旅平台构建研究.北京，商业会计，2022年第9期

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