中煤新集公司黄杰 彭德彬 姜玉东——国有煤炭企业物资采购工作合规提效的实践（黄杰 彭德彬 姜玉东）

国有煤炭企业物资采购工作合规提效的实践

黄杰、彭德彬、姜玉东

 

摘要：党的十八大以来，国家坚持创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念，按照习近平总书记提出的“四个革命、一个合作”能源战略要求，有序推进煤炭供给侧结构性改革。2020年，我国明确碳达峰、碳中和时间表后，“双碳”被首次写进2021年政府工作报告，必将对未来煤炭行业发展产生巨大深远的影响。

2022年4月21日，国务院国资委召开对标世界一流采购交易管理体系推进会，对建立完善采购交易管理体系、全面提升供应链管理水平进行再部署、再推进。会议要求进一步完善数字化智能化管控体系，建立更大范围的寻源询价机制，推进在线监管实时链接，深化供应商管理，带动上下游发展，提升腐败治理效能，扎实构建具有世界一流水平的采购交易管理体系。

同时，中煤集团明确要求物资采购必须做到“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”。加强采购管理体系和管理能力建设，坚持向管理要质量、要效益、要发展，以更大决心和力度，全方位、全流程加强采购精细化管理，以采购为切入点全面提升供应链管理水平。

关键词：提质增效 合规管理  物资采购

 

中国中煤能源集团有限公司（简称中煤集团）是国务院国资委管理的国有重点骨干煤炭企业，而新集公司又是中煤集团的重点控股公司，所以新集公司的物资采购工作在全国范围内有一定的代表性和可借鉴性。本文将以新集公司物资采购工作的现状和问题为例，客观分析煤炭企业在物资采购工作中存在的问题以及该如何解决，这对煤炭企业提高物资采购效率、合规管理、提质增效以及保障矿井安全生产具有实际意义。

为了积极贯彻落实中煤集团打造国资央企集中采购标杆的要求，坚持以“在集团公司建设世界一流企业的进程中，采购板块要率先实现世界一流”为目标，进一步树牢标杆意识、精品意识。对标一流，加强供应链管理方法和技术的学习、应用和创新，推进锻长板和补短板“齐头并进”，推动采购管理向供应链管理模式转变。新集公司在不同层面上寻找标杆、争创标杆，积极转观念、改作风、变方式，严管理、抓规范，彻底扭转传统的思维习惯和工作模式，不断提升集中采购工作实效，努力打造行业示范标杆。

新形势下物资采购已不是“拿钱买货”那么简单，新集公司作为国有企业，制度管控更严格，采购合规需求更高，采购灵活度变低。针对新集公司物资采购现状，分析当前物资采购存在的问题及难点，通过修订制度、调整流程，完善组织架构等新举措，在完成矿井物资保供任务的前提下，努力做好物资采购合规提效和降本增效工作。

物资采购是企业日常经营活动中不可或缺的重要工作，是保障企业安全生产的有效手段，是提高企业灵活性的必要前提，也是降低企业成本的关键环节，更是增强企业市场竞争力的便捷途径。而煤炭企业的物资采购工作又有自己的独特之处，因为煤炭企业不仅属于生产型企业也是消耗型企业，物资采购工作紧密联系着日常生产消耗与煤炭开采运输，目标就是最大程度确保在安全生产的前提下降低产出煤炭的成本，进而提高煤炭企业的经济效益和社会影响。

下面将以新集公司为例研究国有煤炭企业如何在物资采购工作中合规提效。

一、存在的突出问题

国有煤炭企业在实际的物资采购工作中，不仅缺少精益的管理模式与先进理念，而且具有很大的随意性和盲目性，最终的采购结果也不一定能达到使用单位满意，存在低价中标、质量参差不齐、到货不及时、采购成本高等一系列问题。

经对新集公司物资采购工作进行梳理，发现制约物资采购工作合规提效和采购质量的问题，主要有以下几个方面。

（一）采购计划准确性差

主要表现为年度计划与月度计划品种、数量匹配度差，经测算近几年各单位计划匹配度大致在55%-75%之间，致使采购部门花费大量的人力、物力处理无用计划；需求时间不明确未考虑到货周期，急用计划频繁出现，严重打乱正常采购节奏，给合同正常接续带来难处，应急采购频次增加，加大采购人员工作量；采购需求不明确未能正确表述产品性能档次，采购预算偏离市场价格，在招标、询价采购时容易造成废标，严重影响项目开展。

（二）价格管控风险大

在采购过程中不可避免出现高价物资，特别是非公开采购项目，作为采购方价格洽谈被动；部分物资区域垄断，定价权在供应商采购价格居高不下，如雷管炸药。供应商不均衡报价情况时常出现，项目总价低其中常用物资报价偏高，在实际执行过程中按照长协执行时，常用物资实际供货多，供应商达到利益最大化。高价物资如何执行及筛查都是物资采购部门头疼之事，价格管控体系未形成，出现高价执行时审计风险大。

（三）技术规格书编制不规范

一是编制主体不明确。因煤矿企业有其特殊性，每种物资都有具体的使用单位，但还存在单独的技术管理部门，有的矿井技术规格书是使用单位进行编制，有的矿井技术规格书是技术管理部门进行编制，有时还存在推诿扯皮现象，都不想往自己身上揽活，同时也害怕担责任。新集公司目前都是一事一议，具体事情具体对待，重大项目、新技术、新设备、新工艺等都是技术管理部门再负责，其他一般性都归具体使用单位负责，基本上还是以领导的行政命令为准，所以技术规格书提报时间较为滞后，迟迟无法上报，影响物资采购效率。二是编制人员不专业。编制技术规格人的人员水平参差不齐，有的学机电专业但实际从事采煤技术岗位，有的学采煤专业但实际从事通风技术岗位，跨专业人员较多，导致编制的技术规格书笑话百出，漏洞较大，经不起供应厂家的质疑。三是技术指向较明显。部分技术规格书的参数指标不合理，高于正常使用功能，隐藏专利技术等倾向性条款，甚至存在“量身定做”现象，从而排斥其他潜在的供应商。

（四）部分供应商诚信低，管理不到位

部分供应商受利益至上思想驱动，在商务活动中存在不诚信、违规、违法行为，例如围标、串标行为，执行订单时选择性供货，供货时产品质量以次充好，部分低价中标项目，在评审过程中评委履职不到位未及时发现问题，以致在供货时产品频繁出现质量问题，均给物资采购带来极大的风险。供应商管理被动多主动少，年度供应商考评结果在后续采购工作中运用少，未能将与供应商合作互赢利用好，供应商存在流失情况，当前部分项目市场潜在供应商多，公开采购时参与项目少，致使项目未得到充分的市场竞争。

（五）产品性价比工作开展不到位

物资领用出库后物资采购部门一般不再介入，对于产品使用情况不做跟踪了解，使用效果情况如何、产品性价比如何，一直没有系统性的数据，当前采购对后续采购没有指导意义，以致部分性价比不高的产品，下次采购时再次中标，最终制约生产提效。

（六）管控细化难以兼顾效率提升

按照风险管理和审计合规要求，整个采购节点多、流程长，严重影响采购效率提升，管控细化与高质高效采购最佳结合点难以把控，另随着各种新管控系统的上线，便于数据统计的同时，也增加了一定的业务工作量。

（七）外部环境复杂不可控因素多

当前国际形式复杂，大国之间博弈手段百出，进口物资采购到货周期加长，很多物资无法进行国产化替代，给矿井生产安全保供带来难题；市场不稳定，2021年下半年全国范围内出现限产、限电，多种物资原材料大幅度上涨，造成供应商产能或利润空间减少，最终导致供应商不愿意履行合同，如上半年的钢材持续大幅度上涨，下半年化工原材料出现大幅上涨；物资采购的外部环境复杂，ip相同、企业关联、标书雷同、同一代理人参与项目均能视为围标串标，开标现场认定尺度拿捏不易把握，资料雷同、资证与业绩复核难度大，主要表现在供应商参与度低，以致部分项目未得到充分竞争，热门项目供应商竞争激烈，项目质疑多，举报多，影响项目落实进度；这些因素均给物资保供带来一定难处。

二、经验总结

通过对中煤集团和新集公司采购管理制度研究，结合新集公司采购现状及人员组织架构，完成制度梳理和流程再造。针对物资采购共性问题对症下药，以提高采购效率、提升采购质量、兼顾降本增效，加强供应商管理，净化采购环境，确保采购合规性。通过企业对标学习对方先进经验，加强价格沟通和管理经验学习，提升采购业务人员技能水平，打造一支精干的采购队伍。形成了独具新集特色的采购工作合规提效经验，取得了一定的成绩和经验，为国有煤炭企业的采购工作提供借鉴。

（一）找准采购出发点，推进计划管理精益化

一是强化基础。实施“合纵连横”，解决计划不够精准、到货不及时等难点问题。按照“粗排三个月，细排两个月，精排一个月”原则，规范物资计划，深入物资需求单位，现场沟通了解实际需求，听取采购保供意见建议，建立物资需求档次统计表；在计划申报过程时采购实施部门要提前介入，对发现的问题及时整改，加强计划平衡及审核力度；优化计划调整流程，使计划调整快捷高效。二是压实责任。落实“首问责任制”，按照谁负责，谁协调、谁处理、谁反馈原则，建立采购节点台账，设置考核机制与重点督办，向精准采购发力。2022年度材料配件订单金额较去年同期增加9.08%。采购方案编制较去年同期增加10.88%；评审项目较去年同期增加6.25%；合同签订较去年同期增加27.43%。三是夯实管控。通过财务预算与业务预算高度对接，严格年度采购预算的审核与调整，实施采购限额管理，物资预算必须与当前市场相符，不得盲目采用往年采购价格；细化物资规格和技术规格书描述，避免出现描述不实、不清的现象；建立追责制度，对发现的问题进行考核，对到货6个月未领用计划进行倒查，并对申报单位进行处罚，只有奖罚到位才能起到推广警戒作用，督促整个计划申报环境改善；做好物资编码基础数据管理，定期清理问题数据，严格把控新进数据。

（二）把握采购着力点，推进降本管理精益化

一是加强业务会商。通过实施“拆墙破障”，打破“部门墙”，通力协作配合，解决历史遗留堵点问题，处置长库龄物资1425.87万元，减少企业积压存货资金占用额。二是推进技术优化。加大工程设计、标准化施工、修旧利废管理力度，挖潜降耗。三是强化管理考核。实施考核分配“精准投放”，突出成本领先，将成本管理效果与管理人员业绩考核挂钩，有力促进全员降本增效的积极性。四是减少采购环节。坚持“制造商为主”的选商标准和“钢厂直购”钢材等模式，减少中间环节，降低过程成本。实现优质优价，物有所值。2022年度寄售消耗比上年末提高653.97万元，验收库存金额比上年末下降1633.26万元，比储备定额下降1554.02 万元，总体实施采购节资率达16.57%。

（三）抓牢采购关键点，推进合规管理精益化

一是以制度建设为抓手。结合集团采购管理制度，修订《中煤新集能源股份有限公司采购管理规定》《中煤新集能源股份有限公司所属二级单位自行采购工作管理办法》《中煤新集能源股份有限公司物资验收管理办法》等制度。二是优化管理模式。明确采购链条各部门职能、定位、责任，实现工作权限分段设置，确保各环节相互监督、相互协同、相互配合，防止业务集中风险。三是强化巡视整改成果运用。举一反三，梳理业务流程，堵塞管理漏洞，对标集团管理制度，实现管理制度化、程序化、规范化、标准化。四是加强风险评估。编制合规风险清单，提高风险识别能力和预警能力。

（四）聚焦采购结合点，推进效率提升精益化

一是发挥“易购商城”的优势。严格遵循集团公司“依法合规、公开高效”原则，通过“自主下单、可视化选择、大单议价”的模式，在采购中优先匹配易购商城上架商品，实现阳光快捷高效采购，易购商城采购规模和采购范围逐步提高，2022年通过易购商城采购金额10556万元。二是建立关键性设备、配件目录。按照集团采购管理相关规定，结合企业采购实际，对关键设备、配件的采购渠道进一步规范，年度建立主要设备核心配件单一来源采购清单共计8大类54项，充分提高采购效率，确保关键设备的安全、高效运转。

（五）瞄准采购发力点，推进对标管理精益化

一是规范方案编制。做好市场调研和价格走势分析，做到采购方案编制科学合理，技术要求和商务条款明确清晰、操作性强，评标办法运用恰当，评委评标专业对口，有效提高一次成功率。二是强化价格控制。通过将计划价、历史签约价、企业控制价、市场询价等价格信息整合运用，加强与集团成员企业及省内周边企业价格共享对比，确保价格科学合理。三是严肃合同执行。细化条款约定，明确违规责任，强化合同履约，推动合同管理，保障高效运转。

（六）夯实工作落脚点，推进质量管理精益化

一是做好事前规划。强化质量管控事前控制，积极与使用单位对接沟通，把质量管理予以前置到市场调研、计划申报、方案打包、项目寻源上，避免需求不准确对采购结果产生影响。二是加强验收管理。明确验收标准，做到资料齐全应检必检，贯彻落实验收无小事理念。三是做好采购后评价。做好产品使用效果跟踪和质量问题处理，提高产品使用满意度，实现管理闭环。四是建立长效机制。完善采购质量管理机制，畅通内部沟通反馈渠道，合同执行完后，联合使用单位、职能部室做好产品性价比分析工作，逐步建立起新集公司产品性价比台账，为后期采购提供指导。五是优选优质供应商。引进技术领先、质量可靠、服务完善的产品，加大力度推进问题供应商和低性价比物资清理工作，择优劣汰，推进高性价比采购。

（七）严把价格审核，落实降本增效工作

高价采购不但增加采购成本，也滋生腐败，如何有效严控高价采购，归纳起来主要是把好“八道关口”。一是计划申报单位要做好物资的价格预算，参考历年采购到货价格的大数据，结合当前市场原材料价格走势以及市场潜在供需情况，必要时进行市场调研，确定准确的预算单价。二是优化集中采购管控，创新推广直接采购和区域联合采购模式，加大“以量搏价”的筹码，实现成批次议价能力，让供应商“让利客户”实现供需双赢。三是加大公开透明采购力度，通过“应招尽招、首选公开”的方式，推行年度计划招标、月度计划到货、急用计划补充的管理模式和理念，扩大公开招标和公开询价的范围，借助招标采购电子平台，转载相关网站媒体，拓宽采购信息渠道，实现充分竞争，降低采购价格。四是对大宗物资设定控制价，对单项金额较大、占比较高的物资，在招标文件中设置控制价，避免高价产生。五是做好项目评审前的清标，加强专业评委的培训和考核，提高业务水平，严肃工作使命，确保评审的公平公正，提高评标的效率和效果。六是严查围标串标，通过天眼查、企查查等平台核查投标单位关联性，电子招标的通过核查投标单位的MAC地址、IP地址等信息，打击围标串标行为，发现一起、查处一起，实现供应商管理信息共享，达到“一处受罚、多处受制”的效果。七是做好价格对标审核，在签订合同前，要对标其他煤炭企业的采购价格，实现价格信息互享,加强中煤易购和集团长协价格的洽谈工作。八是做好监督管理与反馈，在合同签订、到货验收、调拨发放、领用、使用各个环节，对物资价格进行分析和判断，价格偏离市场的及时进行反馈，方便迅速处理。

（八）采购工作有序化，全面做好合同接续

为确保合同正常接续，年度采购任务顺利完成，错开年度计划生效后采购项目处理高峰期，使各采购业务科室工作量年度任务月度均化，减少同包段物资采购频次减少各科室业务工作量。可从以下几个方面进行工作优化。一是做好年度采购任务统计工作；二是按照采购任务及项目性质分配月度采购工作。其中资本性支出项目在2-5月份集中处理，材料、配件采购项目均至全年12个月份；三是依据任务分配通过设置合同到期时间方式，规划好项目落实时间，通过2年时间实现采购工作任务均化及有序化。

解决招标计划与实际需求计划不匹配的问题，消除合同未到期，合同量已执行完，新老合同预警和衔接脱节的现象。针对新老合同在接续时间不一致的问题，要在合同签订时，要明确合同结束时间，做到不同时期签订的合同在结束时间上相一致，防止合同在接续时间上脱节。做好合同执行量监控，切实做好合同到期预警工作。要在采购合同生效执行后，建立合同供货台账，动态掌握供应商的供货状态，对合同执行供货量达到70%进行预警，提前做好同类物资项目处理准备工作，确保合同在时间和供应量上的接续。加强采购订单执行率，避免供应商选择性供货，对执行完毕的合同，建立供应商履约评价机制。

（九）加强仓储标准管理，夯实供应服务基础

持续推进仓储标准化建设，提高标准化管理和安全服务。一是结合库房实际，总仓库和供应站合理利用仓库空间，制作上墙一批岗位公式栏、安全宣传栏，有效提升了仓库整体面貌；二是科学规划仓库使用空间，按照“仓储6S”管理要求，合理做好库区分类，将仓库各区域按照业务种类分配到对应保管员手中，实行仓库区域包干制度，各区域规划合理、科学、清晰；三是扎实开展在库物资的堆码、摆放、库存盘点工作，不定期对仓库标准化建设情况进行抽查，将仓库标准化建设纳入月度考核中去，保证仓库标准化建设有考核、出实效，把仓储建设做到抓实、抓细、抓落地；加强物资验收标准的制定及执行，做到批次物资严格抽检或全检，保障到货产品外观质量合格、资证齐全，过磅、检尺数量准确、包装标识合格，严格按“菜单式”验收管理方式，对照验收流程，逐项逐条开展物资验收工作，进一步提高了验收工作的严谨性，同时加大对质量异议问题的处理。

（十）落实智能化、数字化仓储建设

由于煤炭物资供应采购计划管理的复杂性，它包含的物资种类众多，要将物资供应计划管理工作提高，做好采购计划管理，就必须采用高科技手段，把物资计划、采购、库存、供应商及用户等管理工作联网，利用计算机进行管理，做到信息资源共享，使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接；建立与公司现代物流模式相适应的物资供应管理信息化系统，大力推广信息化、计算机、区域链技术，建立物流信息平台，从使用单位物资需求计划的产生、供应（采购）部门接收、利库和上报以及计划批复等环节入手，实现真正意义上的智能化、无纸化业务办公，达到资源共享，缩短采购时间、减小运作成本、提高采购工作效率。

（十一）做好优质供应商客户群培养，加强供应商管理

依照供应商管理办法，针对当前公司供应商管理薄弱，供应商在采购过程中违规频繁的现状，为净化公司采购环境，对供应商行为起到警示作用，通过对供应商违规行为梳理，按供应商管理办法进行处罚，通过正式文件下达，要求各单位在以后采购时拒绝此批供应商参与。通过此种方式对供应商起到震慑作用，现在供应商违规行为明显减少，为我公司合格采购提供了保障。一是加强供应商管理，落实动态管理机制，严格新供应商准入，分类设立准入条件，将供应商考评结果运用到采购实施中去，坚决淘汰质量差、服务差供应商，优质供应商优先选择。二是强化供应商评价考核，把供应商淘汰率作为一个硬性指标，建立供应商激励约束机制，实现强激励、硬约束、严考核。三是发展战略供应商群体，加强主要设备及大系统的使用安全可靠性；四是以减员降本提效为出发点，与供应商做好前沿产品的使用创新工作。五是同等条件下给予优质供应商好的政策，提高供应商合作服务积极性。

（十二）做好风险管控工作

1.优化检查方式，实现本质安全。运用信息化提升物资供应安全管理水平，安装了仓储管理视频监控系统，通过把各库的监控视频数据接入供应视频监控室，实现了视频监控全覆盖，安全管理、出入库、留痕作业的动态监控，加强了管理执行力，制度威慑力。

2.双管齐下，夯实安全基础。一是充分发挥党组织的政治优势，加强对党员的思想教育，组织全体党员加强政治学习和安全文件学习，提高全体党员和广大职工的安全思想意识，自觉投入到安全工作中来。并要求党员干部要在活动中打头阵、当先锋，发挥好模范带头作用，给广大职工群众树立榜样，带动职工强化安全意识，真正做到“党员身边无违章，党员身边无事故”。二是充分结合相关安全活动，深入查找总仓库、各驻矿供应站安全隐患和安全死角。针对现场查出的安全隐患，能现场整改的现场进行整改，对于不能现场整改的，现场制定整改措施、明确整改期限和整改责任人，并在期限内定期进行复查，从源头上遏制安全事故发生。

3.做好预防，推进廉洁从业。物资采购工作实施廉政监督，实施阳光操作，责任到人。从采购计划申报、采购方案制定、招标实施、合同签订、发货验收、物资使用跟踪、发票挂账、支付货款，任何环节都需要监督，确保物资采购管理制度化、程序化、合规化，划定保护企业利益的红线。

三、实施效果

通过加强采购管控，提升了采购效率，满足各单位物资需求，急用催货数量及频次明显减少，为安全保供提供了有力保障。主要取得的效果为：

（一）计划准确度明显提高

各单位年度计划与月度计划匹配度在2022年达到70%-85%，急用计划大幅度减少，计划准确度提高，项目实施成功率得到提升，采购时间缩短提升了采购效率，相较与以前公开询价时间缩短了5天左右。合同接续逐渐步入正轨，应急采购频次减少。

（二）采购价格得到有效管控

通过价格复核及对标，避免高价采购的出现，价格管理严格对供应商起到震慑作用，在项目实施报价时不均衡报价减少。对于集团长协价格与中煤易购商品再次进行核价，得到公司和集团采购中心认可，节约成本效果显著，2022年，通过此方式直接节约采购成本1102.96万元。

（三）净化了物资采购环境

供应商违规情况明显减少，围标、串标行为得到了有效查处，优质供应商得到保留，供应商管理得到加强，采购项目新供应商参与度得到提高。订单执行率得到提升，供应商违约率减少，规范了合同执行。建立起潜在供应商、登记供应商、合格供应商、投标供应商、中标供应商的供应商管理体系，并实现对供应商动态管理。

（四）产品质量得到保障

修订并明确各种物资验收标准，为现场验收提供有力保障；对于强检物资做到应检必检，杜绝不合格品流入使用环节，对于劳动保护用品做到了全面检测，2022年各单位质量问题相较于往年减少了43.90%。

（五）库存结构趋于优化

积压物资大幅减少，通过领用、代用等方式完成可用物资处置，对于无用物资落实报废，释放出来的储备资金用于生产常用物资储备，加快了资金周转率，库房空间得以释放，标准化库房建设得以完成，智能化仓储已进入建设环节。

（六）服务满意度大幅提升

合同得以正常接续，物资到货趋于正常，满足了矿井生产需求；急用物资催到货频次减少，物资平衡会各单位所提问题及物资需求大幅度减少。应对突发事件、急用计划等，应急采购能力得到加强，物资保供能力大幅提升。中煤易购商城已全面推广，满足了各单位小、杂物资的采购需求。

四、结论

随着煤矿企业的发展，采购需求量大幅度提升，现阶段审计合规性要求越来越严格，在完成采购任务的同时确保合规；外部坏境越来复杂，加上市场多变，物资采购工作难度逐年增加。新集公司作为国有煤炭企业，强化计划源头管理、做好采购实施，加强价格管控、确保降本增效，严格合同执行、落实质量管控，建立物资性价比评价体系，做好采购后评价工作，结合供应商管理全面推动物资采购工作，为矿井安全生产保驾护航。

这些新举措确定以来，在与周边企业和中煤集团内部企业对标交流过程中，也进行了经验交流推广，很多企业对新集公司物资采购工作给予了肯定，并对我公司好的做法和管理方式进行了借鉴。同时，我们深切地感到仅仅依靠个别企业的力量还是远远不够的，煤炭行业其他企业要提前重视起来，采取更加积极有效的措施，为国有企业物资采购工作合规提效作出更多的努力，促进物资采购行业健康发展。